Persondatapolitik

Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandør oplysninger.

Idrætshøjskolen Sønderborg værende følgende organisation:
Idrætshøjskolen Sønderborg, CVR nr. 35 90 26 19

1. Dataansvarlig

Idrætshøjskolen Sønderborg er dataansvarlig.

Idrætshøjskolen Sønderborgs kontaktoplysninger er:
info@ihs.dk, Friheds allé 42, 6400 Sønderborg, Tlf. 74 42 18 48, Att.: Forstander Michael Willemar.

Idrætshøjskolen Sønderborg håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Idrætshøjskolen Sønderborg indgår aftaler med gæster (herunder højskoleelever og kursister), kunder og leverandører/samarbejdspartnere om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Idrætshøjskolen Sønderborgs serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til Idrætshøjskolen Sønderborg, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæsten/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Idrætshøjskolen Sønderborg.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Idrætshøjskolen Sønderborg afgiver til Idrætshøjskolen Sønderborg i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Idrætshøjskolen Sønderborg.

Denne politik skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR)  2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft maj 2018, samt lov om persondata.

2. Idrætshøjskolen Sønderborgs indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Idrætshøjskolen på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Idrætshøjskolen Sønderborg serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Idrætshøjskolen Sønderborg.

• Fra B2B marked
• Gennem browser cookies og web beacons
• I forbindelse med brug af Idrætshøjskolen Sønderborgs digitale ydelser
• Ved abonnement på Idrætshøjskolen Sønderborgs nyhedsbrev
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre
• Via video- og tv-overvågning
• Ved arrangementer og begivenheder på Idrætshøjskolen Sønderborg
• Når leverandører indgår aftaler med Idrætshøjskolen Sønderborg eller afgiver tilbud til Idrætshøjskolen Sønderborg.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

VIDEOOVERVÅGNING DER ER OPSAT….. SKER SOM LED I KRIMINALITETSFOREBYGGELSE OG FUNGERER DERUDOVER SOM ET TRYGHEDSSKABENDE TILTAG FOR MEDARBEJDERE, GÆSTER OG KUNDER.

3. Oplysninger som Idrætshøjskolen Sønderborg indsamler:

Idrætshøjskolen Sønderborg indsamler følgende personoplysninger for hhv. lange og korte kursus kursister i forbindelse med tilmelding, arrangementer:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, cpr. nr., statsborgerskab, oplysninger på nærmeste pårørende, linjeidræt, tidligere uddannelsesforhold, evt. DGU nr., golfhandicap, samt indkvartering

• Finansieringsinformationer – typisk som garanti for reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger
• Købshistorik herunder også tidligere ophold og brugen af Idrætshøjskolen Sønderborgs apps og/eller digitale serviceydelser.
• Oplysninger fra Idrætshøjskolen Sønderborgs evalueringsundersøgelser
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer
• Oplysninger fra Idrætshøjskolen Sønderborgs sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Idrætshøjskolen Sønderborg

• Browserinformationer
• Oplysninger om gæsten/kundens relevante kontaktpersoner
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Idrætshøjskolen Sønderborg yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Idrætshøjskolen Sønderborgs betjening/servicering af gæsten/kunden/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handikap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Idrætshøjskolen Sønderborg dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Vi sletter alle oplysninger om en gæst/kunde, som ikke optages, senest ved årsskiftet efter det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om en gæst/kunde på venteliste i det indeværende skoleår/kursusperiode med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre gæster/kunder falder fra. Hvis ikke gæst/kunde ønsker at stå på venteliste, bedes gæst/kunde give administrationen besked om dette.

Idrætshøjskolen Sønderborg bruger CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Når gæst/kunde er tilknyttet et ophold på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig:

• Sygefravær og andet fravær
• Oplysning i forbindelse med mentoraftaler
• Oplysninger via nøglechip og wi-fi

Idrætshøjskolen Sønderborg tager billeder og videoer fra arrangementer, begivenheder og hverdagen på Idrætshøjskolen Sønderborg. Disse billeder bruges til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Hermed kan Idrætshøjskolen Sønderborg bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte- og online medier som Idrætshøjskolen Sønderborgs hjemmeside www.ihs.dk, Facebook, Instagram, Google, Youtube og Vimeo samt online annoncering.

Ved tilmelding beder Idrætshøjskolen Sønderborg gæster/kunder om samtykke til offentliggørelse af mediemateriale hvor gæster/kunder kan genkendes.
I det omfang Idrætshøjskolen Sønderborg tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder Idrætshøjskolen Sønderborg ligeledes om samtykke til at offentliggøre dem på online medier.

4. Betaling med betalingskort

Idrætshøjskolen Sønderborg anvender DIBS www.dibs.dk (Nets) og mobilepay til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. DIBS og Idrætshøjskolen Sønderborg er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).
Ved tilmelding/booking gemmer Idrætshøjskolen Sønderborg de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes/anonymiseres, med mindre bogføringslovens opbevaringsfrist gør sig gældende.

Ud over håndtering af tilmeldingen/bookingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i tilmeldingen/bookingen.

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Idrætshøjskolen Sønderborg indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser f.eks. et ophold eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders tilmelding/booking og køb af Idrætshøjskolen Sønderborgs serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud samt salg af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under og efter dennes ophold
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Idrætshøjskolen Sønderborgs serviceydelser.
• Tilpasning af Idrætshøjskolen Sønderborgs markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring over for disse.
• Tilpasning af Idrætshøjskolen Sønderborgs samarbejdspartners
• kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Idrætshøjskolen Sønderborg, herunder deltagelse i Idrætshøjskolen Sønderborgs elevforening.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere ophold efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel – det juridiske grundlag for behandlingen

Idrætshøjskolen Sønderborg vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Idrætshøjskolen Sønderborg, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan f.eks. være i forbindelse med højskoleophold, konference og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Yderligere vil Idrætshøjskolen Sønderborg behandle personoplysninger, som er krævet efter bogføringsloven, i forbindelse med tilmelding/booking forud for et højskoleophold, konference, kursusforløb mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Idrætshøjskolen Sønderborgs behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Idrætshøjskolen Sønderborg, forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.
Sådan en legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, evalueringsundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Idrætshøjskolen Sønderborg og kvaliteten af Idrætshøjskolen Sønderborgs serviceydelse og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Idrætshøjskolen Sønderborg oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysningerne, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Idrætshøjskolen Sønderborg alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.
Idrætshøjskolen Sønderborg er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om gæster/kunder på ophold. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højst to år.

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder

• En registeret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Idrætshøjskolen Sønderborg behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Idrætshøjskolen Sønderborg har om den registrerede.
• En registeret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Idrætshøjskolen Sønderborg har om den registrerede.

Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Idrætshøjskolen Sønderborg ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Idrætshøjskolen Sønderborg ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Idrætshøjskolen Sønderborg har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Idrætshøjskolen Sønderborg. Dette gælder ikke for oplysninger, som Idrætshøjskolen Sønderborg er lovmæssigt forpligtede til at gemme, jf. afsnit ovenfor.

Muligheden for at trække/anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Idrætshøjskolen Sønderborg om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Idrætshøjskolen Sønderborg er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom, skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Idrætshøjskolen Sønderborg, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Idrætshøjskolen Sønderborg.

Skriftlig anmodning sendes til Idrætshøjskolen Sønderborg, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Idrætshøjskolen Sønderborg vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Idrætshøjskolen Sønderborg vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Idrætshøjskolen Sønderborg vil i så fald gennemføre ændringer og/eller sletning så hurtigt som muligt. Idrætshøjskolen Sønderborg gør opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at den registrerede ikke kan fortsætte forløbet på Idrætshøjskolen Sønderborg, hvis det f.eks. ikke er muligt at behandle oplysninger om helbred o.lign. Hvis ikke Idrætshøjskolen Sønderborg kan imødekomme anmodningen, kontaktes den registrerede.

Idrætshøjskolen Sønderborg kan tage et administrationsgebyr på max kr. 200 for behandling af anmodningen.

Idrætshøjskolen Sønderborg tager forbehold for at afvise anmodninger som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situation, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Idrætshøjskolen Sønderborg beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Idrætshøjskolen Sønderborg, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil. Idrætshøjskolen Sønderborg kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Idrætshøjskolen Sønderborg tager løbende backup af de registrerede personoplysninger. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Idrætshøjskolen Sønderborg underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Idrætshøjskolen Sønderborgs sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Idrætshøjskolen Sønderborg benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger etc. Idrætshøjskolen Sønderborg indgår løbende databehandleraftaler med alle Idrætshøjskolen Sønderborgs leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Idrætshøjskolen Sønderborgs udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom rejseselskaber, overnatningssteder, etc. Dette sker på gæstens/kundens egen anmodning om deltagelse i rejse eller tur.

Idrætshøjskolen Sønderborgs er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Idrætshøjskolen Sønderborg sletter dine personoplysninger, når Idrætshøjskolen Sønderborgs lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.

Kontaktoplysninger kan gemmes i længere tid til brug ved f.eks. elevforening og jubilæer, men dette sker kun efter samtykke med den enkelte.

Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt.

9. Cookies

Idrætshøjskolen Sønderborg anvender cookies. En cookie er en lille tekstfil, som browseren lægger på din pc. Den er ikke et program og kan ikke indeholde virus. Idrætshøjskolen Sønderborg bruger cookies til: Personlige indstillinger og hjemmesidens funktionalitet: f.eks. i en kontaktformular.

Næste gang du udfylder formularen, gør cookien det nemmere for dig ved f.eks. at foreslå dit navn, adresse eller mailadresse, når du begynder at taste. Vi kan ikke se denne cookie.

Simpel statistik: Så Idrætshøjskolen Sønderborg kan forbedre hjemmesiden. Disse cookies fortæller hvilke sider der bliver besøgt mest, om din computer har besøgt os før (ud fra IP-adressen), hvilken browser og skærmopløsning du bruger etc. Idrætshøjskolen Sønderborg bruger også cookies til at håndtere tilmeldinger.

Målrettet markedsføring: At vise annoncer ud fra din adfærd på Idrætshøjskolen Sønderborgs- og andres hjemmesider. I visse tilfælde, hvor du er logget ind med din e-mail, kan der forekomme tracking af din adfærd på tværs af Idrætshøjskolen Sønderborgs hjemmeside. Ved klik på funktioner, der navigerer til andre websites (f.eks. sociale medier) har Idrætshøjskolen Sønderborg ikke ansvar for eller kontrol over, hvilke cookies, der anvendes. I din browser kan du slette cookies, blokere for dem eller browseren kan bede om din accept. Se hvordan i de forskellige browsere på http://minecookies.org.

10. Klage

Klage over Idrætshøjskolen Sønderborgs behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, telefon 3319 3200, mail dt@datatilsynet.dk

11. Opdatering

Idrætshøjskolen Sønderborg er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Derfor gennemgår Idrætshøjskolen Sønderborg regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på Idrætshøjskolen Sønderborgs hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventulle ændringer, Idrætshøjskolen Sønderborg måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan evt. blive meddelt pr. mail.

Dato for seneste opdatering af dette dokument fremgår øverst i dokumentet.

http://minecookies.org